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Liste de contrôle pour l'organisation d'événements

Le moment

Les événements spéciaux favorisent la communication directe et personnelle. Il s'agit donc de déterminer si ce niveau élevé de communication est nécessaire ou justifié.

Il convient également de déterminer si le message à diffuser se prête à la tenue d'un événement spécial impliquant des discours, un public particulier et un moment choisi.

De nombreux autres points devraient être considérés :

  • Y a-t-il un auditoire précis à délimiter et à atteindre? Peut-il être assemblé? Y en a-t-il plus qu'un?
  • L'auditoire invité est-il suffisamment représentatif pour assurer la transmission du message à des auditoires cibles et d'intéresser les équipes de la télévision?
  • L'événement suscitera-t-il la couverture par les médias? Par exemple, comprend-il des aspects visuels susceptibles d'intéresser les équipes de la télévision?
  • Est-il possible de retenir les services d'autres participants vedettes, de fixer d'autres dates ou d'autres lieux?
  • Le thème ou l'objet de l'événement est-il lié à un lieu ou à une région en particulier, ou est-il trop général pour un événement lié à un endroit bien précis?
  • L'événement est-il lié à une date ou à une occasion précise? Y a-t-il un autre événement qui pourrait éclipser ce premier?

La manière

Au sein du ministère instigateur, l'unité centrale chargée des événements spéciaux (Directives du Conseil du Trésor, chapitre 360 l'article 2.1.7) devrait s'assurer qu'il y a rencontre entre toutes les personnes intéressées afin de discuter des arrangements préliminaires, que les gens susceptibles d'apporter leur contribution sont invités, et d'élaborer les grandes lignes des préparatifs, le tout dans le but de prendre les décisions le plus tôt possible.

L'unité centrale devrait s'assurer que l'on a suffisamment de temps pour la traduction, l'impression, l'envoi postal, etc. et que les frais restent dans les limites du budget.

L'unité centrale doit veiller à ce qu'aucun invité spécial ou membre des médias ne soit pas oublié ou laissé de côté.

La personne responsable devrait être sur les lieux assez tôt pour pouvoir apporter les changements nécessaires : en ajouts, en annulations, en modifications.

À l'issue de l'événement spécial, la personne responsable doit présenter un rapport traçant un bilan estimatif de son efficacité. Ce rapport devrait également contenir toute autre remarque pertinente de nature à améliorer la gestion des événements à venir.

Liste de contrôle

La liste de contrôle suivante peut être utilisée pour tout genre d'événement spécial. Tous les éléments de cette liste ne s'applique pas nécessairement à toutes les occasions. Des postes spéciaux pourront s'ajouter au besoin.

  • Où?
  • Quand?
  • Qui?
    • hôte
    • maître de cérémonie
    • président
    • invités
  • Exposés - discours - affiches - publicité - enseignes
  • mot-symboles « Canada » - matériel publicitaire
  • Textes diffusés à l'avance, photos, etc.
  • Invitations aux :
    • Invités d'honneur ou spéciaux
      • ministre(s) - sénateur(s)
      • autres députés fédéraux
      • députés provinciaux
      • autorités provinciales, régionales et locales
      • personnalités religieuses
    • Médias
      • presse nationale
      • régionale - ethnique
      • locale - communautaire
    • Autre que les médias
      • échelon interministériel
      • échelon intergouvernemental
  • Photographies, projections
  • Zone réservée à la presse
  • Communications
    • microphones, haut-parleurs
    • acoustique
    • prises pour télévision
  • Radio, tourne-disques, magnétophone
  • Répétitions
  • Séance d'information de dernière minute
  • Ordre du jour
  • Décor ou ornements spéciaux
  • « Dieu protège la Reine » (si un représentant de la Reine participe à l'événement)
  • Drapeaux (canadien-provincial-municipal)
  • « O Canada » (disque, cassette, chanteur ou ensemble musical)
  • Sièges pour les personnalités et invités sur l'estrade
  • Protocole
    • Salon d'honneur, dimensions, emplacement, etc.
  • Estrade, lutrin, etc.
  • Café, goûter, etc., nombre prévu de personnes, choix du menu
  • Transport des invités spéciaux, de l'arrivée jusqu'au départ
  • Autobus (au besoin) pour visites guidées de la région
  • Programmation du transport aérien ou ferroviaire, reconfirmation, itinéraires
  • Fleurs
  • Escortes et guides
  • Inscription des médias d'information
  • Cahier de presse
    • conception
    • impression
    • documentation
  • Matériel imprimé
    • traduction
    • correction sur épreuves
    • dates de publication (autorisation)
  • Plaques
  • Photographe
  • Traduction simultanée
  • Directeur des locaux
  • Téléphones
  • Sécurité
    • gardiens
    • assurance
    • circulation
    • consignes en cas d'incendie
  • Examen du budget
  • Surveillance et rapport d'évaluation

[Tiré de : Manuel de la politique administrative, ch. 477, Secrétariat du Conseil du Trésor]

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